اتصال کسب‌وکارها؛ آغاز فصل تازه‌ای از خلق ارزش

اتصال کسبوکارها؛ آغاز فصل تازهای از خلق ارزش

گزارش دیجیاتو از کارگاه «شبکهای از کسبوکارهای متصل و یکپارچه» که در رویداد باهم۱۴۰۵ برگزار شد را میتوانید در ادامه بخوانید.

هادی اسماعیلی، مدیر محصول راهکار آیند، در کارگاه «شبکهای از کسبوکارهای متصل و یکپارچه» در رویداد باهم ۱۴۰۵ همکاران سیستم، قابلیتهای شبکه آیند را معرفی کرد؛ بستری دیجیتال برای اتصال کسبوکارهای مستقل و تسهیل تعاملات و فرایندهای بینسازمانی. این بستر با ایجاد امکان ارتباط میان سامانههای ERP شرکتها، هماهنگی فرایندهای خریدوفروش را تسهیل میکند و در چشمانداز توسعه آن، تعامل عاملهای هوش مصنوعی خریدار و فروشنده نیز پیشبینی شده است.

به گزارش دیجیاتو، این محصول با هدف تسهیل تعاملات بینسازمانی طراحی شده است تا سامانههای ERP شرکتهای مختلف، علاوه بر مدیریت فرایندهای داخلی خود، بتوانند در تعامل با یکدیگر نیز فرایندهای مرتبط را هماهنگ کنند. توسعه شبکههای کسبوکاری میتواند با کاهش هزینههای هماهنگی و تعاملات بینسازمانی، امکان همکاری در مقیاس بزرگتری را فراهم کند. همچنین دادههای ساختاریافته حاصل از این تعاملات میتوانند در آینده زمینه استفاده مؤثرتر از هوش مصنوعی و توسعه خدمات هوشمند را فراهم کنند. از دیگر مزایای بالقوه این شبکهها، کمک به افزایش تابآوری زنجیره تأمین در شرایط بحرانی، مانند جنگ، بحرانهای اقتصادی و اختلالات گسترده در تأمین است.

جلوگیری از افزایش هزینهها با شبکههای کسبوکاری

به گفته هادی اسماعیلی، تعاملات در پیامرسانها معمولاً دادههایی غیرساختاریافته و پراکنده تولید میکنند که استفاده مستقیم از آنها در کاربردهای هوش مصنوعی و تحلیلهای سازمانی دشوار است. در مقابل، دیجیتالیشدن تعاملات تجاری و ثبت ساختاریافته اطلاعات و اسناد میتواند زمینه استفاده مؤثرتر از دادهها در فرایندهای تحلیلی و هوشمند را فراهم کند.

در چشمانداز توسعه این محصول، عاملهای هوش مصنوعی خریدوفروش نیز میتوانند با یکدیگر تعامل داشته باشند. به این صورت که عامل خریدار، نیاز ثبتشده در ERP را دریافت میکند و درخواست را برای عاملهای فروش در شبکه ارسال میکند. عاملهای فروش نیز با بررسی مشخصات درخواست، موجودی و ظرفیت تأمین، شرایط پاسخگویی به آن را ارزیابی میکنند و میتوانند پیشنهاد یا پاسخ خود را ارائه دهند. بخشی از فرایند ارزیابی پیشنهادها و مذاکره نیز میتواند از طریق تعامل این عاملها انجام شود.

اسماعیلی توضیح داد موضوع کارگاه اخیر بیشتر از آنکه فنی باشد، به چرایی شکلگیری شبکههای کسبوکاری و چگونگی خلق ارزش این شبکهها برای سازمانها مربوط میشود.

برای مثال، یک شرکت تولیدی را در نظر بگیرید که برای تأمین مواد اولیه، از طریق سامانه ERP خود سفارش خرید ثبت میکند. پس از ثبت سفارش، لازم است مشخص شود که تأمینکننده درخواست را دریافت کرده است یا خیر، چه زمانی امکان تحویل کالا وجود دارد و آیا سفارش در موعد مقرر تأمین خواهد شد. این اطلاعات نیز باید در فرایندهای داخلی سازمان منعکس شوند.

در چنین شرایطی، مسئله اصلی صرفاً انتقال اسناد نیست؛ بلکه چگونگی مدیریت ساده، شفاف و مقیاسپذیر تعاملات میان سازمانها اهمیت دارد. زمانی که یک خریدار با یک تأمینکننده در ارتباط است، مدیریت این تعاملات چندان پیچیده نیست؛ اما با افزایش تعداد خریداران و تأمینکنندگان و ورود شرکتهای لجستیکی به زنجیره، پیچیدگی فرایندها نیز افزایش مییابد. بهویژه زمانی که بخشی از تعاملات از طریق پیامرسانها، تماسهای تلفنی و مکاتبات پراکنده انجام میشود و اطلاعات باید بهصورت دستی میان واحدهای مختلف منتقل شوند.

اسماعیلی توضیح داد که در نبود ابزارهای مناسب برای مدیریت این تعاملات، گاهی سازمانها ناچار میشوند برای پاسخگویی به حجم بیشتر فعالیتها، نیروی انسانی یا لایههای سازمانی بیشتری ایجاد کنند. او با اشاره به تجربه یک شرکت در راهاندازی سامانه یکپارچهسازی فرایندها (MRP) گفت مسئله اصلی این شرکت، ارزشآفرینی و امکان توسعه کسبوکار بود؛ اما محدودیتهایی که در ساختار عملیاتی و مدیریت تعاملات وجود داشت، باعث میشد افزودن هر محصول جدید به نیروی انسانی بیشتری نیاز داشته باشد؛ وضعیتی که خود به مانعی برای توسعه تبدیل میشد.

به گفته او، حتی اگر تمام اطلاعات از طریق کانالهای پیامرسانی منتقل شوند، مسئله هماهنگی میان واحدهای سازمانی و شرکتهای مختلف همچنان باقی میماند. پیگیری سفارشها، هماهنگی میان خرید و تأمین و انعکاس اطلاعات در فرایندهای داخلی، همگی به زمان و نیروی انسانی نیاز دارند و میتوانند به بزرگترشدن ساختار سازمان منجر شوند. بنابراین، راهکار باید فراتر از انتقال پیام باشد و هماهنگی میان فرایندهای درون و بیرون سازمان را پوشش دهد.

از ERPهای مستقل تا شبکهای از کسبوکارهای متصل با Connected ERPها

اسماعیلی با اشاره به رویکرد این سازمان در توسعه محصولات جدید گفت این شرکت به سمت ایجاد بستری برای اتصال ERPها حرکت کرده است؛ بستری که در آن سامانههای سازمانی مختلف میتوانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و از حالت جزیرهای خارج شوند. به گفته او، وابستگی روزافزون فرایندهای سازمانی به یکدیگر باعث شده است دغدغه سازمانها از مدیریت فرایندهای داخلی فراتر برود و تعامل با مشتریان، تأمینکنندگان و سایر شرکای تجاری نیز اهمیت بیشتری پیدا کند.

با این حال، اتصال سامانهها تنها به برقراری ارتباط فنی میان آنها محدود نمیشود. برای مثال، ممکن است مدل اطلاعاتی واحد خرید یک شرکت با مدل اطلاعاتی واحد فروش شرکت دیگر متفاوت باشد. همچنین دو سامانه ممکن است از کدگذاری کالاها، واحدهای اندازهگیری، ساختار اسناد یا استانداردهای متفاوتی استفاده کنند. در چنین شرایطی، اتصال مؤثر باید بتواند این تفاوتها را مدیریت کند تا تبادل اطلاعات به همکاری عملیاتی میان سازمانها منجر شود.

برای توضیح این مسیر میتوان سه سطح از تکامل ارتباط میان سامانههای سازمانی را در نظر گرفت. در سطح نخست، ERPهای مستقل عمدتاً فرایندهای داخلی هر سازمان را مدیریت میکنند و ارتباط آنها با سایر شرکتها معمولاً از طریق ابزارهای جداگانه انجام میشود. در سطح دوم، ارتباط میان سامانهها امکان تبادل اطلاعات و هماهنگی فرایندهای مشخص بینسازمانی را فراهم میکند. در سطح سوم، یک پلتفرم شبکهای میتواند ارتباط میان مجموعهای از کسبوکارها و سامانههای سازمانی را در مقیاس گستردهتر مدیریت کند.

در چنین ساختاری، استانداردسازی پیامها، نگاشت و تطبیق اطلاعات و استفاده از واسطها و هابهای شبکه به برقراری ارتباط میان سامانهها کمک میکند. در نتیجه، امکان تبادل اطلاعات و اسناد تجاری و مشاهده و پیگیری وضعیت سفارشها در طول فرایند تأمین فراهم میشود.

چهار محرک توسعه شبکههای کسبوکاری

به گفته اسماعیلی، چهار عامل اصلی در افزایش اهمیت شبکههای کسبوکاری نقش دارند.

نخستین عامل، شکنندگی زنجیره تأمین است. بحرانهایی مانند همهگیری کرونا و جنگها نشان دادهاند که اختلال در بخشی از زنجیره میتواند بر فعالیت تعداد زیادی از شرکتها اثر بگذارد. از این رو، سازمانها برای افزایش تابآوری به شناخت و آگاهی بیشتری از وضعیت تأمینکنندگان و شرکای تجاری خود نیاز دارند. همچنین دسترسی به شبکهای از تأمینکنندگان و شرکای جایگزین میتواند در زمان بروز اختلال، امکان واکنش سریعتر و انتخاب مسیرهای جایگزین را فراهم کند.

دومین عامل، الزامات قانونی و مقرراتی است. اسماعیلی برای توضیح این موضوع به سامانه مؤدیان اشاره کرد و گفت الزام به ثبت اطلاعات و صورتحسابهای تجاری در سامانههای قانونی، اهمیت تبادل بهموقع و دقیق اطلاعات میان کسبوکارها را افزایش داده است. در چنین شرایطی، طولانیشدن فرایند ثبت اطلاعات و انجام دستی مراحل مختلف میتواند به مانعی عملیاتی تبدیل شود؛ درحالیکه اتصال سامانهها و خودکارسازی تبادل اطلاعات میتواند به تسهیل این فرایندها کمک کند.

سومین عامل، فرصت اقتصادی شبکههاست. اسماعیلی با اشاره به اثر شبکهای و قانون متکالف توضیح داد که افزایش تعداد اعضای یک شبکه میتواند ارزش آن را افزایش دهد؛ زیرا هر عضو، ظرفیت، قابلیت یا فرصت تازهای به شبکه اضافه میکند. بر همین اساس، سازمانها با پیوستن به شبکههای کسبوکاری میتوانند از ظرفیت همکاری با مجموعه بزرگتری از شرکای تجاری بهره ببرند.

چهارمین عامل، هوش مصنوعی است. به گفته او، سازمانها برای بهبود کیفیت تعاملات و توسعه کسبوکار به استفاده مؤثر از دادهها نیاز دارند. دادههایی که از تعاملات میان سازمانها و فعالیتهای شبکهای به دست میآیند، میتوانند زمینه استفاده از هوش مصنوعی را فراهم کنند. در مقابل، اگر سازمانها صرفاً به اتصال سامانهها بسنده کنند و از ظرفیت تحلیل و استفاده هوشمندانه از دادهها بهره نگیرند، بخشی از فرصتهای توسعه را از دست خواهند داد.

نقش عاملهای هوش مصنوعی در تعاملات تجاری بینسازمانی

اسماعیلی یکی از سناریوهای آینده این شبکهها را استفاده از عاملهای هوش مصنوعی (AI Agents) در فرایندهای خریدوفروش دانست. در این سناریو، عامل هوش مصنوعی خریدار میتواند درخواست خرید را از ERP دریافت کند و با عاملهای فروش سایر اعضای شبکه ارتباط بگیرد. عاملهای فروش نیز درخواست را بر اساس اطلاعات کالا، موجودی، ظرفیت تأمین و شرایط تجاری بررسی میکنند و میتوانند پیشنهادهای خود را ارائه دهند. به این ترتیب، بخشی از فرایند ارزیابی پیشنهادها، مذاکره و هماهنگی میان خریدار و فروشنده میتواند از طریق تعامل عاملهای هوش مصنوعی انجام شود.

برای مثال، اگر تاریخ تحویل سفارش تغییر کند، لازم است اطلاعات جدید در فرایندهای مرتبط منعکس شود تا سایر بخشهای زنجیره نیز از تغییرات مطلع شوند. در این مدل، عاملهای هوش مصنوعی میتوانند بخشی از وظایف هماهنگی، پیگیری و ارزیابی گزینههای جایگزین را بر عهده بگیرند و فرایند خریدوفروش را تا حد بیشتری خودکار کنند. میزان اختیار این عاملها برای ارائه پیشنهاد، مذاکره یا انجام عملیات نیز میتواند بر اساس سیاستها و مجوزهای تعیینشده از سوی هر کسبوکار مشخص شود.

اسماعیلی توضیح داد که در زیرساخت مورد نظر همکاران سیستم، امکان اتصال ERP مشتریان به یکدیگر فراهم میشود. برای نمونه، درخواست استعلام میتواند از یک سامانه به سامانه تأمینکننده ارسال شود؛ البته برقراری این ارتباط مستلزم آن است که دو طرف پیشتر درخواست همکاری و اتصال را پذیرفته باشند. تبادل اطلاعات نیز بر اساس مجوزها و سطح دسترسی تعریفشده برای طرفین انجام میشود.

در ادامه این مسیر، عاملهای هوش مصنوعی نیز میتوانند بر بستر شبکه فعال شوند. با افزایش حجم و کیفیت دادههای حاصل از تعاملات و استفاده از آنها در تحلیلهای هوشمند، امکان شناسایی بهتر الگوها، کاهش برخی خطاها و هماهنگی بیشتر در زنجیره تأمین فراهم میشود.

اسماعیلی در جمعبندی سخنان خود در پایان کارگاه عنوان کرد که در حال حاضر عاملهای هوش مصنوعی هنوز بهصورت عملیاتی در این شبکه فعال نشدهاند؛ اما در چشمانداز توسعه این بستر، اجرای بخشی از تعاملات تجاری با استفاده از این عاملها نیز پیشبینی شده است.

نویسنده: بهناز ملکی